Home » » Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

Pada tutorial yang lalu saya sudah membahas tips dan trik cara menggunakan fitur mail merge, sekarang pada kesempatan kali ini, saya akan membahas tutorial membuat mail merge dengan menggunakan wizard. Pada dasarnya tips dan trik kali ini dengan sebelumnya sama saja kegunaannya, yaitu gunanya sama-sama dipakai untuk membuat surat undangan sekaligus kebanyak orang dengan sekali print. Ini sifatnya hanya optional saja, tergantung penggunanya mana yang lebih disukai untuk digunakan. Sebagaimana dengan menggunakan fitur mail merge yang ada pada ms. Word, yang pertama kali harus kita lakukan adalah membuat dua file dokumen terlebih dahulu. Untuk lebih jelasnya mari perhatikan langkah demi langkah tips dan trik cara membuat mail merge dengan wizard ini. 

1. Buka Microsoft Word. Lalu buat isi surat yang dikehendaki, setelah selesai simpan dengan nama file isi surat atau Surat Undangan.
Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

2. Langkah berikutnya, yang harus dilakukan adalah membuat daftar nama-nama penerima undangan. Perhatikan caranya sebagai berikut. Buka lembar kosong ms. Word lagi, atau boleh anda tetap di dokumen surat undangan kalau anda belum meng-close (menutupnya). Lalu pilih Mailings setelah itu tap/klik Start Mail Merge, lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard. Lihat gambar.
Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

Maka akan tampil Task Pane setelah anda tadi mengklik step by step mail merge wizad sepert gambar dibawah ini.
Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

3. Pada kolom task pane yang tadi muncul, beri tanda pada Letters dengan cara mengkliknya. Selanjutnya klik Next Starting Document pada kolom task pane paling bawah. 

4. Tetap di task pane beri tanda pada Use the current document, setelah itu klik Next Select recipients. 

5. Masih di task pane tersebut sekarang kasih tanda pada Type a new list. Lalu klik Create... setelah itu muncul kolom New Address List seperti gambar di bawah.
Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

6. Pada kotak New Address List tekan tombol Customize Column, sehingga muncul kolom Customize Address List dan Field Names.
Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

7. Pada form field names, tentukan isi data field names. Dalam hal ini kita membuat daftar nama penerima undangan. Misalnya sesuai dengan surat undangan yang kita buat tadi di awal, kita hanya membutuhkan nama dan alamat penerima surat saja. Maka yang dilakukan adalah a) Klik Tittle > muncul form Add Tittle tuliskan NAMA, Klik OK.
Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

8. Lagi Pilih Tittle seperti tadi > Klik Add > di form Add Field seperti tadi tuliskan ALAMAT > OK.
Maka akan muncul tampilan seperti ini.
Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

Untuk mengisi nama dan alamat. Arahkan kursor di bawah NAMA lalu klik kemudian tuliskan nama orangnya, begitu pula dibagian field ALAMAT. Untuk menambahkan nama dan alamat penerima surat klik New Entry. Setelah selesai semuanya klik OK. 

9. Setelah itu anda akan diminta menyimpan file tersebut berikan nama file misalnya Daftar Nama lalu klik save maka dokumen anda tersimpan di drive C > Document > dalam folder My Data Source. 

10. Sekarang kita masuk ke tahap penggabungan kedua dokumen tadi (Surat dan daftar nama). Adapun Langkah-langkahnya sebagai berikut. 

a. Buka Surat Undangan yang sudah anda siapkan.
b. Setelah surat undangan tadi terbuka lalu pilih Mailings pada ribbon bar> pilih Insert Merge Field.

Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

c. Letakkan kursor (buat tanda berkedip “|”) setelah Bapak/Sdr > setelah itu klik Nama. Kemudian ulangi lagi tapi kali ini tanda berkedip cursor diletakkan setelah di > lalu klik Alamat.
d. Jika merge field (nama dan alamat) sudah dimasukkan, klik Finish & Merge setelah itu klik Edit Individual Document.

Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

e. Akhirnya pembuatan file merge selesai. Simpan pekerjaan anda dengan klik File > Save As > Word Document. Perhatikan file yang di simpan jangan simpan yang ada tulisan <<NAMA>> di depan Bapak/Sdr. Tapi simpanlah file yang sudah terisi dengan nama penerima. Biasanya judul dokumentnya “Letters1”.
Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard

Demikian Tips dan Trik Cara Membuat Mail Merge Dengan Wizard. Semoga berguna!
Azanul Ahyan
Azanul Ahyan Updated at: 1/02/2015

0 komentar:

Post a Comment