Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007

Apakah itu Fitur Mail Merge? Mail Merge merupakan fitur Microsoft Word 2007 yang berada pada tab Mailings. Mail merge digunakan untuk mempermudah pembuatan surat undangan kesekian banyak orang, dengan catatan isi suratnya sama dan ditujukan untuk banyak orang yang berbeda. 

Yang perlu diperhatikan dalam menggunakan fitur ini adalah kita pertama kali harus membuat dokumen awal (dokumen master) yang terpisah disimpan dengan nama file tersendiri. Dua dokumen file yang kita maksud tersebut yaitu 1) Isi Surat, dan 2) Alamat, yang berisikan Nama; Alamat, Emai dan lainnya sesuai kebutuhan. Demikianlah keterangan singkat tentang fitu Mail Merge ini. Sekarang mari kita langsung saja masuk ke latihan. 

Langkah-langkah Penggunaan Fitur Mail Merge
 
1. Buat dokumen surat undangan yang akan dikirim kepada setiap penerima yang dituju. Setelah selesai simpan dengan nama Isi surat. 

Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 1

2. Membuat tabel nama-nama penerima surat dengan lembar kerja Ms. Word yang baru. Caranya sebagai berikut : 

>> Buka lembar kerja ms. Word yang baru untuk membuat tabel. Atau kalau Anda masih berada di lembar ms. Word, Anda bisa mengklik office button > New > Create

Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 2

>> Tulis daftar nama dan alamat yang akan dikirimi surat. Ingat jangan beri judul tabel yang dibuat . lihat gambar di bawah in.

Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 3

3. Sekarang saatnya menggabungkan kedua dokumen yang Anda buat tadi. Caranya sebagai berikut :
>> Buka file dokumen yang sudah dibuat tadi. Klik Office Button > Sorot nama dokumennya lalu klik untuk membuka. 
Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 4

4. Jika file dokument master telah terbuka, klik Ribbon Bar Maillings > Lalu klik menu bar Select Recipients > Lalu pilih use existing list.

Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 5

5. Maka setelah itu kemudian muncul File Data Source seperti gaambar di bawah ini. Cari dokumen kontak yang tadi Anda buat Lalu klik Open.

Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 6

6. Selanjutnya letakkan kursor (“|” tanda berkedip-kedip) setelah kata Yth : Bpk/Ibu/Sdr
Pada ribbon bar mailings klik menu bar Insert Merge Field

Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 7
 
7. Selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan tabel yang berada di file Data penerima
undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Alamat. Klik field Nama. Kemudian taruh lagi kursor di depan atau setelah di- lalu klik field alamat. Perhatikan gambar yang di atasnya!

8. Pada ribbon bar Mailings, klik menu bar Finish & Merge lalu klik Edit Individual Document; 

Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 8

9. Beri tanda pada bagian All kepada menu (Merge Record) yang tampil lalu klik OK. Jangan Lupa simpan pekerjaan Anda! 

Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 9

10. Selesai. Untuk melihat hasilnya Anda bisa buka dengan mengklik View di ribbon bar. Lalu klik two pages. Jangan lupa memperkecil tool zoom supaya semua surat tampil. Setelah itu kapan pun Anda bisa memprintnya dengan sekali print.

Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di MS. Word 2007 10

Demikianlah tips dan trik "Cara Menggunakan Fitur Mail Merge Di Ms. Word 2007" semoga bermanfaat! (Baca juga : "Belajar Membuat Daftar Isi Dengan Ms. Word")


Comments