MANAJEMEN WAKTU YANG EFEKTIF

MANAJEMEN WAKTU YANG EFEKTIF


MANAJEMEN WAKTU YANG EFEKTIF

Oleh: Jane O’Relly

DAN KATA AHLI MANAJEMEN WAKTU INI: PERTAMA-TAMA ANDA HARUS MENETAPKAN ARAH HIDUP ANDA, DAN TAHU MENGAPA ANDA MEMILIH ARAH ITU.
Banyak orang yang menjalani hidup tanpa menemukan kesenangan sama sekali. Padahal masa hidup yang kita jalani hanyalah satu-satunya masa yang kita miliki -  karena itu kita perlu memanfaatkannya sebaik-baiknya. Tapi hanya sebagian kecil saja orang yang melakukannya. Sebagian besar lagi menjalani hidup ini dengan anggaapan seakan-akan hidup yang sekarang ini adalah latihan untuk suatu kehidupan lain yang masih akan datang. Seperti yang dikatakan George Bernard Shaw, rasanya masa hidup ini kurang panjang untuk dijalani dengan sungguh-sungguh.


Tapi untunglah kita hidup dalam suatu jaman dimana banyak orang telah mengembangkan berbagai metode untuk menolong kita – kalau kita mau – untuk mempergunakan masa hidup kita dengan bijaksana. Salah seorang dari mereka itu adalah Alan Lakein, presiden dari satu-satunya perusahaan di Amerika, yang secara khusus mencurahkan perhatian pada masalah manajemen waktu. Dengan bayaran 50 dolar per jam ia mau menolong siapa saja; tapi ia lebih suka menolong mereka yang sehat dan bermotivasi baik, yang memang telah mempaunyai suatu sasaran dan yang sedang berusaha mencapai sasaran itu. Paling tidak, Alan Lakein telah menyajikan seminar manajemen waktu kepada hamper 11.000 orang. Lakein mencoba menolong orang untuk meningkatkan motivasi, memperbaiki arah (jika memang dianggap perlu atau diinginkan), atau mencari pemecahan terhadap situasi yang merintangi orang.

“Umumnya orang tidak berfikir dalam kerangka menit-demi-menit,”kata Lakein. “Mereka memboroskan menit-demi-menit. Tapi dilain pihak, mereka juga tidak berfikir dalam kerangka hidup keseluruhannya. Mereka berfikir dan bertindak dalam kerangka jam-demi-jam atau hari-demi-hari. Begitulah selalu memulai lagi sesuatu setiap minggu, dan menghabiskan hidupnya yang masih tersisa dengan melakukan berbagai hal yang tidak ada kaitannya dengan sasarannya. Dengan serampangan mereka menjalani sisa kehidupannya, bergerak tetapi tidak sampai ke tujuannya.

Pertanyaan yang paling mendasar bagi kita, “Apa sebenarnya yang ingin kita lakukan? Jika kita tidak mengetahui apa sebenarnya yang ingin kita lakukan? Jika kita tidak tahu apa sebenarnya yang ingin kita lakukan, maka cepat atau lambat kita akan mengetahuinya juga. Tapi pada saat itu pula kita akan menyadari bahwa waktu yang tersisa sudah tidak cukup lagi untuk melakukannya. Waktu atau masa hidup yang ada pada kita ini bukanlah semuanya milik kita. Tapi kendati pun demikian tidak mungkin bagi kita untuk memakai waktu itu melulu sebagai reaksi dan akomodasi atas rencana orang lain – baik apa yang kita sebut sebagai rencana Allah, rencana atasan atau pun rencana suami atau isteri. Kita harus melakukan pemisahan yang jelas. Pada saat waktu atau masa hidup itu milik atasan, maka kita harus melakukan apa yang diinginkannya. Dan dengan melakukannya secara baik, maka tersisalah waktu milik kita sendiri, dan yang bisa kita pergunakan untuk apa yang kita inginkan.

Untuk menandai  atau mengetahui yang mana dari waktu itu yang benar-benar milik kita, dibutuhkan suatu pengaturan dan konsentrasi. Tapi yang lebh penting lagi dari semuanya ialah pengetahuan tentang apa yang hendak kita lakukan dengan waktu itu. Tanpa tujuan dan motivasi akan menguap habis. “Salah satu bentuk pemanfaatan waktu,” kata Lakein, “ialah dengan membuat rencana.” Tapi ada orang, yang bahkan daftar sekalipun ia tidak punya. Apa lagi kesadaran bahwa hari ini mempunyai kaitan dengan minggu depan atau lima tahun dari sekarang. “Tapi, kita tidak akan dapat membuat rencana dari apa yang hendak kita lakukan secara efektif beberapa hari lagi, kalau tidak tahu apa yang hendak kita capai sepuluh tahun dari sekarang, “kata Lakein.

Dan karena itu, Lakein menyusun suatu daftar pertanyaan yang disusun berdasarkan prioritas:
Apakah tujuan hidup anda? Tulislah apa pun yang terlintas di dalam pikiran anda ; baik tujuan-tujuan yang menyangkut uang, karir, pisik, keluarga, sosial, masyarakat, spiritual, maupun tujuan-tujuan pribadi lainnya. Cobalah anda isikan hal-hal itu sampai memenuhi selembar kertas. Sekarang, tulislah huruf “A” di depan tiga tujuan yang anda anggap paling penting. Di kertas lain, perincilah masing-masing dari ketiga tujuan itu; sub tujuan, langkah-lagkah yang harus diambil, rencana-rancana yang mendesak untuk dilakukan. Kemudian dari tiga tujuan A itu, pilihlah masing-masing satu langkah yang harus diambil minggu depan. Nah, sekarang anda telah memiliki suatu program tindakan! Daftar ini haruslah dikerjakan lagi setiap bulan, agar tercapai suatu peningkatan yang berkelanjutan dan berkembang.

“Kekuatan yang besar akan timbul bila kita memiliki tujuan hidup yang jelas,” kata Lakein. Dan pada titik ini, biasanya seorang klien akan sadar bahwa masa hidupnya dibentuk oleh menit-demi-menit yang dilaluinya.
Seorang wanita pengacara, misalnya, mengeluh pada Lakein bahwa persoalan yang dihadapinya ialah ketiadaan waktu. Setelah ia menuliskan tujuan hidupnya, dimana salah satu diantaranya ialah “dibiarkan sendirian”, maka ia langsung bisa melihat bahwa antara kenyataan hidupnya yang selalu sibuk, dengan tujuan yang diinginkannya tidak dapat terdapat konsistensi. Dan dari sini terungkaplah, bahwa masalah yang dihadapinya ternyata adalah ketidak-mampuannya untuk mengatakan “tidak” pada orang lain. Lalu, dengan bantuan Lakein, wanita itu mencoba menyusun suatu rencana yang jitu untuk keluar dari kemelutnya. Hasilnya, ia bukan hanya berhasil menghemat waktu, tapi juga berhasil meningkatkan harga dirinya, yaitu dengan mengembangkan keberanian untuk mengatakan “tidak”.

Apakah yang ingin anda lakukan selama lima tahun ini? Perhatikan, bahwa pertanyaannya bukanlah apa yang akan atau apa yang harus; tapi apa yang ingin anda lakukan. Jika anda menuliskan kekayaan sebagai tujuan hidup; lalu anda menuliskan “ingin melestarikan kehidupan burung-burung di British Columbia sebagai langkah yang perlu diambil, maka berarti anda tidak jujur menjawab pertanyaan I. yang penting adalah bagaimana menemukan tujuan kita yang sebenarnya, bukan tujuan yang diajarkan orang kepada kita. Kita terlalu banyak melakukan hal-hal, yang hanya karena perasaan atavistic membuat kita jadi merasa bahwa kita harus melakukannya. Tapi apakah memang harus demikian halnya? Taruhlah tindakan itu masuk akal; tapi dibandingkan dengan tujuan hidup yang sebenarnya, masih masuk akalkah itu?

Herbert A Shepard, seorang konsultan untuk industry dan pemerintahan, selalu meminta para kliennya untuk menggali impian para klien mereka sebebas mungkin, baik fantasi maupun hal-hal mustahil yang mereka singkirkan jauh-jauh untuk selama-lamany karena “Orang tidak lazim untuk melakukannya” atau karena “Aku tidak punya waktu”.

Sedangkan Milton Glaser meminta para mahasiswannya di New York’s School of Visual Arts untuk merencanakan hari yang sempurna untuk dirinya sendiri selama  selama lima tahun mendatang. Permainan ini mencakup berbagai jenis permainan – seperti menulis riwayat hidup anda sendiri – yang, apabila dilakukan secara bersungguh, akan dapat membebaskan kita yang sedang terjebak begitu hebatnya oleh keadaan akibat kurangnya imajinasi.

 Agustus yang lalu, seorang wartawan melakukan survey, tentang ibu-ibu muda yang sedang duduk disebuah klub di Long   Island. Hari-hari mereka penuh dengan kegiatan mandi sinar matahari, berenang, belajar main tenis, dan lain sebagainya. Wartawan ini menanyakan kepada mereka tentang fanatasi atau angan-angan mereka yang mereka sukai. “Ternyata mereka tidak mempunyai,” katanya melaporkan, “kecuali hanya takut saaja”. Mereka takut kehilangan uang atau penampilannya yang cantik. Demikianlah tanpa imajinasi, maka tidak akan ada alternatif dan motivasi.

Hidup yang bagaimana yang anda inginkan apabila anda sudah tahu bahwa anda akan mati enam bulan lagi? Denrgan pertanyaan ini, Lakein memaksa kliennya untuk menghadapi apa-apa secara mendasar penting baginya.

Hal yang serupa juga ditanyakan oleh Shepard kepada kliennya, “Kapankah anda benar- benar merasa gembira karena menyadari bahwa anda masih hidup?” dan “Apakah yang benar-benar anda sesali karena tidak anda kerjakan akhir-akhir ini?” Banyak orang yang tidak pernah secara sadar memikirkan jawabannya. Tapi begitu mereka mengenali perasaan itu, maka merekapun akan dapat menetapkan kebijaksanaan mereka sendiri dengan mantap dan berusaha untuk membuat kehidupan yang terencana agar mereka lebih bahagia, dan yang kerap kali juga mengurangi frustrasi dan rasa bersalah mereka. Dan memang itulah tujuan dari proses tersebut, yaitu untuk menghadapi “orang asing”, yang kerap kali berupa diri kita sendiri, dan juga untuk menetapkan sejumlah prioritas dalam menghadapinya.

Seorang eksekutif mengatakan kepada Lakein bahwa ia memerlukan bantuan karena ia tidak dapat menangani 25 persoalan sekaligus, padahal semua persoalan itu sangat diminatinya. Ia dan Lakein akhirnya berkesimpulan bahwa eksekutif ini tidak mampu menyerahkan persoalan yang remeh kepada bawahannya. Dan ia memang sedang terjerat di kantornya akibat berlebihnya tugas yang dipikul, sehingga ia tidak pulang pula waktu malam – karena ia tidak menyukai isterinya. Akibatnya, karena tidak pulang dan merasa bersalah karena tidak menengok anak-anaknya, maka iapun menghabisi energinya di sebuah klub anak-anak muda.
Demikianlah, penggunaan paling baik dari waktunya itu ternyata hanya dapat dilakukan dengan menyerahkan perkara yang kecil-kecil kepada bawahannya, hingga dengan begitu ia dapat memusatkan perhatian ke pekerjaan kreatif yang dapat memberinya pengakuan yang diinginkannya, serta memiliki waktu untuk menengok anak-anaknya, dan bagaimanapun juga, ia harus lebih mengenali isterinya, yang selama ini sebenarnya ia belum kenal dengan baik.

“Selalu saja ada cukup waktu untuk melakukan apa yang penting,” kata Lakein. (Banyak orang menggunakan jam-jam kerjanya yang paling produktif, yaitu antara jam 8 sampai jam 11 pagi, hanya untuk membaca surat kabar, minum kopi, mengobrol dan sebagainya). Dan begitu kita sadar memang ada waktu untuk melakukan hal-hal yang penting, maka masalah selanjutnya hanyalah mengerjakannya, sekarang juga! Bagaimanapun seperti kata Lakein, “Waktu adalah kehidupan.”



Comments